電話対応マニュアル

3ステップで身につける

動画を見ながら手元の資料で確認し、そのあと実務に入ります。

初診事前電話の基本

• 初診のご予約をいただいた方へ、事前に確認の電話を入れる。5分以内で終える。
• 症状は深掘りしない。当日、実際にお身体を見ながら詳しく伺う。

① 挨拶・名乗り

• 「お電話失礼いたします。佐藤接骨院スーパースポーツゼビオあすと長町店の○○と申します。○○様でいらっしゃいますでしょうか？」
• 「このたびは初診のご予約をいただき、ありがとうございます。今、5分ほどお時間よろしいでしょうか？」
• 「お忙しいところありがとうございます。ご予約内容と事前の確認をさせていただきますね。」

② 予約内容の確認

• 「ご予約の確認です。○月○日（○）○時から、○○整体でお間違いないでしょうか？」

③ 症状の軽い確認（深掘りしない）

• 「事前フォームでは、○○のあたりの痛みでご入力いただいていましたが、大きなズレはないですか？」
• 話し始めた場合 →「ありがとうございます。その点は当日、実際にお身体を見ながら詳しく伺いますね。」

④ 問診票のご案内

• 「当日の施術をスムーズに行うため、ご予約時間の10分ほど早めにお越しいただき、問診票のご記入をお願いいたします。」

⑤ 駐車場のご案内

• 「当日はお車でお越しでしょうか？」
• はいの場合 →「当院はスーパースポーツゼビオあすと長町店の駐車場をご利用いただけます。お帰りの際に駐車場サービス券をお渡ししていますので、そちらのご利用が便利です。」

⑥ 締め

• 「それでは当日、しっかり状態を確認しながら進めていきます。○○様のご来院をスタッフ一同、心よりお待ちしております。失礼いたします。」

院内での電話対応

• 1第一声は「はい！佐藤接骨院です！」ワントーン高く、明るくハキハキと。
• 2通院中の方には「お世話になっております」と一声。
• 3相手の名前・予約時間・要件を復唱し、周囲に内容が分かるようにする。
• 4電話後は、誰の何の要件だったかを報告する。
• 5会計中に電話が来たら会計を優先し、対応は誰かにお願いする。

確認チェック

ここまでで、次のことができるようになっていますか。

• 5分以内で6ステップを通して話せる
• 症状を深掘りせずに切り上げる言い回しが言える
• 問診票の案内（10分前）を伝えられる
• 駐車場サービス券の案内ができる
• 院内の電話で第一声と復唱ができる